Wie werde ich Verwaltungsfachangestellte?
Keine Behörde kommt ohne sie klar: Verwaltungsfachangestellte sind die fleißigen Helfer für Anliegen aller Art. Weil die Ausbildung bereits so facettenreich ist, können diese Frauen und Männer in allen Einrichtungen des Öffentlichen Rechts eingesetzt werden, beispielsweise in der Bundesverwaltung, bei Industrie- und Handelskammern oder in der Kirchenverwaltung. Die Aufgaben von Verwaltungsfachangestellten sind dementsprechend vielfältig: Akten führen, Schriftverkehr, Datenerhebung, Leistungsansprüche prüfen, Bescheide erstellen und und und. Liebst du die Ordnung? Bei Fristen und Terminen stehst du jedem mit Rat und Tat zur Seite? Du interessierst dich für eine Arbeit im Öffentlichen Dienst? Dann ist eine Ausbildung in der Verwaltung vielleicht genau das Richtige für dich! Neben deinem Organisationstalent solltest du vor allem noch folgende Eigenschaften im Gepäck haben:
- Verschwiegenheit
- genaues, sorgfältiges Arbeiten
- gepflegtes, höfliches Auftreten
- gute Noten in Deutsch, Rechtskunde, Politik und Mathematik
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Wichtig: Sind Verwaltungsfachangestellte eigentlich Beamte? Nein, sind sie nicht. Nur rund ein Drittel der Personen im Öffentlichen Dienst sind verbeamtet. Du möchtest lieber die Beamtenlaufbahn einschlagen? Das geht auch, beispielsweise als Beamter des mittleren nichttechnischen Dienstes.
Schulische Voraussetzungen
Die Ausbildung „Verwaltungsfachangestellte“ unterliegt keinen bestimmten schulischen Voraussetzungen. In der Regel stellen Ausbildungsbetriebe Bewerberinnen und Bewerber mit dem Abitur ein. Aber auch mit einem guten Realschulabschluss hast du Chancen auf deinen Traumberuf, vor allem wenn du gute Noten in relevanten Schulfächern vorweisen kannst. In der Regel wird im Vorfeld ein Auswahlverfahren durchgeführt.
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Berufe bei der Stadt: Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten
Verwaltungsfachangestellte/r: Ausbildung bei der Stadt Nürnberg
Region Hannover Recruitingfilm Verwaltungsfachangestellter
Was macht eine Verwaltungsfachangestellte?
Deine Aufgaben als Verwaltungsfachangestellte auf einen Blick
- Rechtsprofis: Die Arbeit mit Gesetzestexten steht immer auf der Tagesordnung. Du weißt, wie man sie richtig auslegt.
- Organisationstalente: Organisieren und Verwalten ist das A und O in der Verwaltung. Du behältst auch im Chaos den Überblick.
- Zahlenliebhaber: Rechnungswesen, Zahlungsverkehr, Haushaltspläne – du jonglierst mit Zahlen wie kein Zweiter.
Deine Aufgaben als Verwaltungsfachangestellte im Detail
Rechtsprofis
Jede Behörde arbeitet mit Regelwerken, die von Verwaltungsfachangestellten befolgt werden müssen. Die Gesetzestexte sind je nach Verwaltungsebene (Bund, Land, Kommune) oftmals unterschiedlich. Hier ist also größte Vorsicht geboten! Als Verwaltungsfachangestellter kennst du dich mit diesen Texten aus und weißt, wie man sie korrekt interpretiert. Egal ob im Sozialrecht, Straßenverkehrsrecht, Baurecht oder dem Naturschutz – du kannst helfen, weil du weißt, wo du nach dem Gesetz zum Sachverhalt suchen musst. Zudem erarbeitest du gemeinsam mit deinen Kollegen neue Verwaltungsvorschriften, zum Beispiel wenn es eine Änderung bei den Sozialleistungen gibt.
Organisationstalente
Chaos in der Verwaltung? Für Verwaltungsfachangestellte kein Problem! Die Aktenführung gehört für Verwaltungsfachangestellte nach der Ausbildung zu den täglichen Aufgaben. Außerdem bist du für den Schriftverkehr mit weiteren Behörden sowie Bürgerinnen und Bürgern verantwortlich, deshalb hast du den Postein- und -ausgang immer im Blick. Wenn Gemeinde- oder Stadtratssitzungen stattfinden, bist du ebenfalls vor Ort, führst Protokoll und arbeitest an der Umsetzung von neuen Beschlüssen mit. Da du den Verwaltungsapparat bis ins kleinste Detail kennst, bist du ebenso in der Lage, Daten zu erheben, diese auszuwerten und dann in Tabellen oder Schaubildern vorzustellen.
Zahlenliebhaber
Jede Einrichtung des Öffentlichen Rechts hat für Verwaltungsfachangestellte selbstverständlich auch eine eigene Abteilung für das Rechnungswesen und die Finanzen. Hier wird der Zahlungsverkehr in Auftrag gegeben, zum Beispiel wenn dem Leistungsanspruch eines Kunden stattgegeben wurde. Ebenso müssen auch die Kolleginnen und Kollegen in der Verwaltung bezahlt werden. Verwaltungsfachangestellte kümmern sich hier um die Löhne und Bezüge der weiteren Angestellten und Beamten. Darüber hinaus erstellen sie Haushaltspläne sowie Wirtschaftspläne für ihre Vorgesetzten.
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Inhalte der Ausbildung
Betriebliche Ausbildungsinhalte
Da du als Verwaltungsfachangestellter bzw. Verwaltungsfachangestellte bei einer Institution des Öffentlichen Rechts arbeitest, lernst du sämtliche Prozesse in der Verwaltung einer Einrichtung auf Bundes-, Landes-, oder Kommunalebene. Bürger beraten, Auskünfte erteilen, Bescheide erstellen – die Sachbearbeitung von Kundenanliegen steht ganz oben auf deinem Lehrplan. Ebenso lernen Verwaltungsfachangestellte in der Ausbildung bei ihrem Arbeitgeber, wie sie das Büro organisieren und Verwaltungsaufgaben ausführen. Du übernimmst nach und nach den Schriftverkehr mit anderen Institutionen und hilfst bei der Vorbereitung von Sitzungen und Konferenzen.
Schulische Ausbildungsinhalte
Die Zeit in der Berufsschule bildet die theoretische Grundlage für deine zukünftigen Aufgaben als Verwaltungsfachangestellter bzw. Verwaltungsfachangestellte bei einer Behörde. Hier lernen Verwaltungsfachangestellte in der Ausbildung unter anderem die kaufmännischen Aspekte ihres Berufes kennen: Bescheide prüfen, Zahlungsverkehr veranlassen und Leistungen berechnen. Ebenfalls stehen allgemeinbildende Fächer auf deinem Stundenplan, also Deutsch, Sozialkunde und Rechtskunde.
Verwaltungsfachangestellte arbeiten viel mit Gesetzen und Paragraphen
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Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellte*r (m/w/d)
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Ablauf der Ausbildung
In der Regel absolvieren Verwaltungsfachangestellte eine dreijährige Ausbildung. Diese kann auf Wunsch bei Eignung verkürzt werden. 24 Monate werden alle Verwaltungsfachangestellten gemeinsam unterrichtet. Danach erfolgt die Spezialisierung auf eine der folgenden Fachrichtungen:
- Bundesverwaltung
- Landesverwaltung
- Kommunalverwaltung
- Handwerksorganisationen und Industrie- und Handelskammern
- Kirchenverwaltung
In der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres findet eine Zwischenprüfung statt. Diese wird in den Bereichen „Ausbildungsbetrieb, Arbeitsorganisation und bürowirtschaftliche Abläufe“, „Haushaltswesen und Beschaffung“ sowie „Wirtschafts- und Sozialkunde“ abgelegt.
Die Abschlussprüfung nach dem dritten Lehrjahr bezieht sich auf folgende Themenfelder:
- Verwaltungsbetriebswirtschaft
- Personalwesen
- Verwaltungsrecht und Verwaltungsverfahren
- Wirtschafts- und Sozialkunde
- Fallbezogene Rechtsanwendung (praktischer Teil)
Fachrichtungen
Verwaltungsfachangestellte der Fachrichtung Kommunalverwaltung arbeiten bei Gemeinde- und Kreisverwaltungen, im Bauamt, Gesundheitsamt oder Kulturamt. Sie stehen dort im direkten Kontakt mit Bürgern und erstellen Bescheide, Urkunden sowie Haushalts- und Wirtschaftspläne.
Was macht ein Verwaltungsfachangestellter / Verwaltungsfachangestellte Fachrichtung Kommunalverwaltung?
Im Kulturamt
… einer der möglichen Einsatzorte der Verwaltungsfachangestellten – geht es hoch her! Das Jubiläum der Städtepartnerschaft mit der englischen Partnerstadt steht vor der Tür. Zu diesem Zweck kommen nicht nur interessierte Bürgerinnen und Bürger aus England, um die deutsche Partnerstadt zu besichtigen, sondern auch eine Delegation des britischen Konsulats und des Stadtrats. Als Verwaltungsfachangestellte ist es mitunter deine Aufgabe, den Aufenthalt zu organisieren und ein Programm auf die Beine zu stellen. Das bedeutet Anträge stellen, Anträge genehmigen, Telefonate führen, Anfragen entgegennehmen, Kosten errechnen, Rücksprachen halten und und und.
Bürgernähe
Natürlich steht insbesondere in der Kommunalverwaltung der Kontakt zu den Bürgerinnen und Bürgern im Vordergrund deiner Arbeit. Im Rathaus bist du beispielsweise im Einwohnermeldeamt tätig und führst An- und Ummeldungen des Wohnortes durch. Du informierst Bürger zu den Bereichen Wohnungswesen, Straßenverkehrswesen, Sozialhilfewesen etc. Dabei fungierst du als Vermittler zwischen den politischen Beschlüssen und Gesetzen und dem Bürger, der eine Frage oder ein Anliegen hat.
Verwaltungsfachangestellte der Fachrichtung Bundesverwaltung arbeiten bei Behörden und Institutionen des Bundes, wie zum Beispiel dem Bundesrechnungshof, der Bundesbank oder dem Bundesfinanzministerium. Sie bereiten anhand von Gesetzestexten Verwaltungsentscheidungen eigenständig vor, führen den Schriftverkehr, bearbeiten Zahlungseingänge und vieles mehr.
Was macht ein Verwaltungsfachangestellter Fachrichtung Bundesverwaltung?
Der Bundesrechnungshof – ein möglicher Einsatzort für Verwaltungsfachangestellte
Was ist und macht eigentlich der Bundesrechnungshof? Kurz gesagt prüft er die Haushaltsführung des Bundes, also dessen jährliche Einnahmen und Ausgaben. Außerdem prüft er die Sozialversicherungsträger wie gesetzliche Rentenversicherungen, Krankenkassen und Berufsgenossenschaften. Was heißt das nun genau? Verwaltungsfachangestellte, die beim Bundesrechnungshof angestellt sind, arbeiten zu unterschiedlichen Themen in verschiedenen Abteilungen. Je nach Prüfungsfeld – also je nachdem welche Institution du genauer unter die Lupe nimmst – prüfst du die verschiedenen Handlungsfelder auf Wirtschaftlichkeit und Ordnungsmäßigkeit. Dazu musst du dich nicht nur gut mit dem geltenden Gesetz auskennen, sondern auch sehr sorgfältig und konzentriert arbeiten, um keine Fehler zu machen. Schließlich geht es hier um wichtige Informationen. Der Bundesrechnungshof berät auf Grundlage deiner Berechnungen und Statistiken den Bundestag, Bundesrat und die Bundesregierung zu Qualitätsverbesserungen, Einsparungen und Mehreinnahmen. Die Prüfungen werden außerdem zu Prüfungsmitteilungen zusammengefasst und auf der Bundespressekonferenz der Öffentlichkeit vorgestellt.
Nicht nur Zahlen, Daten, Fakten
Am liebsten hast du es mit knallharten Fakten zu tun – sowohl in Form von verklausulierten Gesetzestexten als auch in Form von Tabellen und Diagrammen. Aber das bedeutet natürlich nicht, dass du lediglich am Computer sitzt und mit keiner Menschenseele etwas zu tun hast. Einmal sind da natürlich deine Kollegen, mit denen du Hand in Hand arbeitest und dich mit ihnen austauschst. Aber dann sind da natürlich auch Organisationen, Institutionen und Privatleute, die auf deine kompetente Beratung angewiesen sind. Zum Beispiel informierst du Autofahrer über erfasste Verkehrsvergehen, du unterstützt Bürger bei der Beantragung eines Visums oder assistierst bei der Beantragung von Arbeitslosengeld.
Verwaltungsfachangestellte der Fachrichtung Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammer bearbeiten Anträge auf Aufnahme in die Handwerksrolle, pflegen das Handelsregister, errechnen die Arbeitseffizienz verschiedener Wirtschaftsbereiche und führen Statistiken.
Was macht ein Verwaltungsfachangestellter Fachrichtung HWK und IHK?
Berufsbildung – dein Steckenpferd
In deinem Büro gehen alle Ausbildungsverträge der Bereiche Handwerk und Industrie- und Handel ein. Du bist damit Experte des Berufsausbildungsgesetzes, kennst dich mit den Rechten und Pflichten der Azubis und der Ausbildungsbetriebe aus. Als Verwaltungsfachangestellte im Bereich Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammer berätst Betriebe, die gerne ausbilden möchten und assistierst bei entsprechenden Antragstellungen.
Hüter des Gesetzes
Wenn ein angehender Dachdeckermeister dein Büro betritt, ahnst du schon, was nun kommt: Er möchte sich in die Handwerksrolle eintragen lassen, um einen eigenen Betrieb zu gründen. Du kennst die HwO – die Handwerksordnung – und weißt, was nun zu tun ist. Nachdem du den Dachdecker über die Formalitäten und Voraussetzungen informiert hast, er den ausgefüllten Eintragungsantrag und den Qualifikationsnachweis erbracht hat, steht der Eintragung nichts mehr im Wege. Solche oder ähnliche Prozesse gehören zu deinem Berufsalltag. An anderen Tagen hast du weniger mit Privatleuten zu tun, dafür mit Unternehmen oder aber auch nur mit Zahlen, Grafiken und Diagrammen, zum Beispiel, wenn du Statistiken über die von der Industrie- und Handelskammer erhobenen Daten erstellst.
Verwaltungsfachangestellte der Fachrichtung Kirchenverwaltung der Evangelischen Kirche arbeiten zum Beispiel in der kirchlichen Finanzverwaltung, wo sie den Zahlungseingang von Kirchensteuereinnahmen koordinieren, die Ausgaben der Kirche dokumentieren und die Haushalts- und Wirtschaftspläne erstellen.
Was macht ein Verwaltungsfachangestellter Fachrichtung Kirchenverwaltung der evangelischen Kirche?
Verwaltung und Kirche – wie hängt das zusammen?
Hättest du gedacht, dass so ein großer Verwaltungsapparat hinter dem steckt, was du am Sonntag um 9.45 Uhr in der Kirche erlebst? Kirche ist natürlich nicht nur Gottesdienst. Kirche umfasst ein großes System an kirchlichen Einrichtungen wie Kindergärten, Pflegeheimen und Krankenhäusern, kirchliche Gremien vom Kirchenvorstand bis zur Landessynode, das Friedhofswesen und eine ganze Reihe von Berufen, die mit Kirche zusammenhängen. Schon leuchtet ein, warum auch Kirche eine gut funktionierende Verwaltung braucht.
Langweilige Kirche? Fehlanzeige!
Als Verwaltungsfachangestellte in einem Kirchenkreis, einer Kirchengemeinde oder bei einer evangelischen Landeskirche stehen dir viele unterschiedliche Aufgabenbereiche offen: Du könntest zum Beispiel in der Dokumentation kirchlicher Amtshandlungen, also Taufen, Konfirmationen, Trauungen und Bestattungen eingesetzt werden. Du könntest auch in der Pfarr-Registratur arbeiten, wo du das Schriftgut des Pfarramts, also Amtsbücher, Kirchenrechnungen und Korrespondenzbelege sozusagen als Bibliothekar verwaltest. Ein anderer Bereich wäre die Personalabteilung. Dort erstellst du Stellenausschreibungen und Arbeitsverträge für kirchliches Personal, also Pfarrer, aber auch Pflegepersonal, Erzieher und so weiter.
Gesetze, Verordnungen, Vorschriften
Natürlich kannst du deine Arbeit nicht einfach nach Gutdünken verrichten, sondern musst dich als Verwaltungsfachangestellte an die unterschiedlichen Vorgaben halten. Wenn du beispielsweise Anträge auf Kircheneintritt oder -austritt bearbeitest, musst du die jeweiligen Voraussetzungen kennen und prüfen. Du kennst dich ebenfalls mit Kirchensteuerrecht und Friedhofsrecht aus und weißt, was es mit dem kirchlichen Meldewesen auf sich hat. Wenn du Anmeldungen für Konfirmationen oder Taufen erhältst, leitest du die entsprechenden Maßnahmen ein, führst Absprachen mit dem zuständigen Pfarrer und verschickst Bescheide per Post oder Mail.
Verwaltungsfachangestellte der Fachrichtung Landesverwaltung arbeiten in Behörden der öffentlichen Verwaltung der Länder wie dem Landeskriminalamt, dem Landesamt für Finanzen, der Landwirtschaftskammer sowie in Verwaltungen von Hochschulen.
Was macht ein Verwaltungsfachangestellter Fachrichtung Landesverwaltung?
Im Dienste des Bundeslandes
Als Verwaltungsfachangestellte für Landesverwaltung bist du im öffentlichen Dienst desjenigen Bundeslandes angestellt, in dem du arbeitest. Die Landesverwaltung ist in drei Stufen gegliedert: Landesoberbehörden, zum Beispiel das Landesamt für Besoldung und Versorgung; Landesmittelbehörden, also die Bezirksregierungen und untere Landesbehörden, zum Beispiel Finanzämter und Schulämter.
In jeder dieser Behörden gibt es unterschiedliche Bereiche. Dazu zählen zum Beispiel der Bibliotheks- und Dokumentationsdienst, der Bereich Personalverwaltung, Finanzverwaltung oder Justizvollzugsdienst. Während deiner Ausbildung wirst du verschiedene Stationen durchlaufen und kannst bereits schauen, welcher Aufgabenbereich dir am besten gefällt. Nach der Ausbildung wirst du dann in einem der Bereiche eingesetzt und arbeitest dort in einem Team.
Sorgfalt und Ordnung
Diese Begriffe sollten bei dir keinen Angstzustand auslösen. Chaos war gestern – heute weht ein anderer Wind. Als Verwaltungsfachangestellter bist du maßgeblich an der Planung von Arbeitsprozessen der Behörde, an der Personalentwicklung und an Belangen des betrieblichen Rechnungswesens beteiligt.
Vielseitige Aufgaben
In deinem E-Mail-Postfach ist ganz schön was los. Die Kollegin aus der Personalabteilung gibt dir die neuen Mitarbeiterdaten durch, die du für die Haushaltsplanung der nächsten Monate benötigst. Es soll zudem eine weitere Stelle ausgeschrieben werden. Du kümmerst dich um die Stellenausschreibung und recherchierst dazu verschiedene Dienstleistungsportale und vergleichst deren Angebote.
Das Telefon klingelt. Eine angehende Referendarin möchte sich erkundigen, in welche Entgeltgruppe sie für das Lehramt ihrer Wahl eingestuft wird.
Auf deinem Schreibtisch liegen außerdem die Anträge und Daten, die du zur Bearbeitung eines Genehmigungsverfahrens benötigst. Du merkst schon – langweilig wird es nie!
- Kommunikationsfähigkeit
- Analytisches Denken
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- Der elektronische Reisepass ist zehn Jahre lang gültig, außer du bist unter 24 Jahre alt. Dann ist er nur sechs Jahre lang gültig.
- Die Meldepflicht bezeichnet Sachverhalte, die du an Behörden melden musst. Dazu gehören zum Beispiel der Umzug, Unfallmeldungen bei Verkehrsunfällen und sehr ansteckende, gefährliche Krankheiten.
- Rund 4,9 Millionen Personen sind im Öffentlichen Dienst beim Bund, bei Ländern, Kommunen und Sozialversicherungsträgern tätig. Dazu gehören Beamte, Angestellte sowie Berufs- und Zeitsoldaten.
