Interview mit einem Verwaltungsfachangestellten (2024)

Zuletzt aktualisiert am 11.03.2024 um 7:51 Uhr, Geschätzte Lesezeit: 8-9 Minuten

Wie sieht der Alltag eines Verwaltungsfachangestellten aus? Wie gelingt der Einstieg in den Beruf? Wir haben nachgefragt.

In der Themenwoche Beamtentum für Einsteiger geht es vor allem darum, das Beamtentum wie auch Beamtenberufe jungen Menschen näher zu bringen, die mit dem Gedanken an eine Beamtenlaufbahn spielen. In den Interviews möchten wir ausgewählte Berufe näher unter die Lupe nehmen.

Erzähl uns doch erst einmal wer Du bist.

Antwort: Mein Name ist Fabián Nowotsch und ich bin 23 Jahre alt. Wenn ich nicht gerade arbeite, nehme ich mir gerne Zeit für Sport und meine Labradorhündin.

Welchen Beruf übst Du aus und wie bist Du dazu gekommen?

Antwort: Ich arbeite als Beamter im (ehemals) gehobenen nichttechnischen Verwaltungsdienst bei der Bezirksregierung Düsseldorf. Dort betreue ich Fördermittelverfahren, vorwiegend Infrastrukturvorhaben im Rahmen der regionalen Wirtschaftsförderung.

Die Qualifizierung für meinen Beruf habe ich durch ein duales Studium des Bachelor of Laws an der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung NRW (kurz FHöV) erworben. In diesem dualen Studium erhält man durch mehrmonatige fachtheoretische Abschnitte, die an der FHöV stattfinden und durch praktische Abschnitte, die bei der jeweiligen Einstellungsbehörde absolviert werden, das Rüstzeug für den Berufsalltag. Weil ich mein duales Studium im Angestelltenverhältnis bei einer Stadtverwaltung absolviert habe, konnteich in den praktischen Abschnitten in die Ausbildungs- und Schulverwaltungsabteilung, in das Ordnungs- sowie das Sozialamt hineinschnuppern. Da mir mein perspektivischer Einsatzort innerhalb dieser Stadtverwaltung jedoch nicht gefiel, habe ich mich direkt nach meinem Abschluss bei der Bezirksregierung in Düsseldorf beworben und wurde dort zum Beamten ernannt.

Welche Wege gibt es, diesen Beruf zu erlernen?

Antwort: Der Weg in den öffentlichen Dienst und speziell in die Verwaltungen der verschiedensten Behörden ist genau so vielfältig wie die Verwaltungen selbst. Grundsätzlich gibt es die Möglichkeit sowohl mit Ausbildungen, als auch mit Studium den Einstieg in den öD zu machen. In den Verwaltungen kann man also sowohl mit der Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten, als auch mit einem dualen Studium zum Bachelor of Laws/Verwaltungsfachwirt einsteigen. Unterschieden wird in NRW und einigen anderen Bundesländern zwischen zwei großen Laufbahngruppen: Die erste Laufbahngruppe qualifiziert sich für den Beruf mit einer Ausbildung, die zweite mit einem Studium. Innerhalb der Laufbahngruppen unterscheidet man dann noch zwischen verschiedenen Einstiegsämtern, die die Qualifikation noch ein wenig feiner untergliedern.

Beispielshaft ist hier der Bachelor/Mastergrad zu nennen. Häufig wird das ganze System der Laufbahngruppen auch noch – wie früher – einfacher, mittlerer, gehobener und höherer Dienst genannt. Allerdings muss man nicht zwingend verbeamtet werden, eine Anstellung als Angestellter ist ebenso möglich und hängt von der einstellenden Behörde sowie den konkret zu besetzenden Stellen ab.

Der erste Weg in die Verwaltungsausbildung/Studium führt eigentlich immer über die jeweiligen Behörden selbst. Konkret bedeutet das also, dass man sich bei Kommunen, Landkreisen, Bezirksregierungen und anderen Behörden um einen Ausbildungsplatz/Dualen Studienplatz in den Stellenausschreibungen bewirbt. Sollte man die erste Hürde der schriftlichen Bewerbung passiert haben, folgen in der Regel ein schriftliches Auswahlverfahren, Assessment Center und Bewerbungsgespräche. Sollte man all dies erfolgreich hinter sich gebracht haben, winkt ein sicherer Ausbildungs-/Studienplatz mit guter Vergütung und ziemlich sicheren Übernahmechancen. Während der Ausbildung befindet man sich dann, abhängig von der einstellenden Behörde, in einem Beamten- oder Angestelltenverhältnis.

Es gibt allerdings auch die Möglichkeit, mit einem anderen abgeschlossenen Studium oder abgeschlossenen Ausbildung als Quereinsteiger in die Verwaltung zu kommen. Beispielsweise können das Betriebswirte, Buchhalter, Architekten, u. ä. sein.

Wie funktioniert der Einstieg in den Beruf?

Antwort: Hier sollte man zwischen zwei verschiedenen Gruppen unterscheiden: Einerseits diejenigen, die ihre Ausbildung/ihr Studium bereits bei einer Behörde absolviert haben, und andererseits Quereinsteiger.

Hat man die Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten, Bachelor of Laws, Verwaltungsfachwirt o.ä. bereits bei einer Behörde absolviert, folgtin der Regel eigentlich die direkte Übernahme, meist sogar unbefristet und häufig als Beamter durch die jeweilige Behörde. Sollte man sich allerdings nach der Ausbildung direkt dazu entscheiden, die Behörde wechseln zu wollen, stellt das auch kein Problem dar. Derzeit werden Verwaltungsfachkräfte händeringend von verschiedensten Behörden gesucht; die Chancen auf eine anderweitig erfolgreiche Bewerbung stehen also mehr als gut!

Als Quereinsteiger, also jemand, der seine Berufsqualifikation nicht direkt über eine Ausbildung oder ein duales Studium im öffentlichen Dienst erworben hat, sollte man zu aller erst ein Auge auf die offenen Stellenausschreibungen der Behörden im Internet, z.B. auf www.bund.de werfen. Das klassische Beispiel für Quereinsteiger sind Volljuristen nach Abschluss des zweiten Staatsexamens, aber auch Betriebswirte oder eben Buchhalter u.ä.. Hier muss man schlicht auf die Qualifikationsvoraussetzungen in der jeweiligen Stellenausschreibung achten.

Welche Aufstiegsmöglichkeiten gibt es?

Antwort: Viele! Die Angebote für den Aufstieg sind sogar so zahlreich, dass der Überblick manchmal etwas schwer fällt. Einerseits sind hier die internen Qualifizierungen der jeweiligen Behörde zu nennen. Für diejenigen, die sich in eher verwaltungsfremden Berufen befinden, aber kommunale Angestellte oder Beamte sind (wie z.B. Fachangestellte für Bäderbetriebe in kommunalen Schwimmbädern), aber gerne in die Verwaltung möchten, gibt es häufig die Möglichkeit, dass die jeweilige Behörde nach entsprechenden Tests die Möglichkeit eröffnet, an kommunalen Studieninstituten dens.g. Angestellten Lehrgang I zu belegen. Dort wird man dann z.B. zum Verwaltungsfachangestellten (mittlerer Dienst) ausgebildet. Genau so gibt es die Möglichkeit für diejenigen, die bereits Verwaltungsfachangestelle sind, an diesen kommunalen Studieninstituten den Angestelltenlehrgang II zu belegen und sich zum Verwaltungsfachwirt (gehobener Dienst) ausbilden zu lassen. Sollte die eigene Behörde so etwas nicht anbieten, gibt es auch immer die Möglichkeit diese Lehrgänge auf eigene Faust zu besuchen, muss die Kosten dann allerdings auch selbst tragen. Für diejenigen, die wie ich bereits als Bachelor of Laws im ehem. gehobenen Dienst sind, gibt es die Möglichkeit nach 5 jähriger Erfahrung und der Beförderung zum Amtsrat (A 12), eine „Modulare Qualifizierung“ zu durchlaufen und sich somit für den höheren Dienst zu qualifizieren. Aber auch hier ist man ein wenig auf die Bereitschaft der eigenen Behörde zur Weiterentwicklung angewiesen. Eine andere Möglichkeit, in den höheren Dienst aufzusteigen, ist, nebenberuflich und auf eigene Kosten ein Masterstudium zu absolvieren. Möglicherweise beteiligt sich die eigene Behörde sogar an den Kosten oder gibt entsprechende Freistellungen.

Ich denke, man kann gut erkennen, dass die Wege zum persönlichen Aufstieg zwar mannigfaltig vorhanden sind, aber dass das Angebot gleichzeitig ein wenig unüberschaubar ist. Es gibt also nicht diesen einen Weg, der beschritten werden kann, sondern jeder muss seinen Aufstieg – so er denn möchte – vielmehr auf seine persönliche Situation abstimmen. Und ganz wichtig: Die Augen offenhalten!

Wie sieht ein typischer Tag in Deinem Beruf aus?

Antwort: Typischerweise beginne ich meinen Arbeitstag recht früh, meist schon gegen 7 Uhr. Sollte mal ein privater Termin, z.B. beim Arzt dazwischen kommen oder ich möchte einfach mal ausschlafen, ist ein spätere Beginn aber auch kein Problem, da ich flexible Arbeitszeiten habe und lediglich auf meine 41 Wochenstunden kommen muss.

Verwaltungsarbeit beginnt und endet bei mir häufig im Büro, die Zeit dazwischen ist allerdings häufig mit Außen- und Besprechungsterminen ausgefüllt. Morgens sehe ich zu aller erst in mein E-Mailpostfach und lege mir anschließend meine Aufgaben für den Tag zurecht: Was muss prioritär beantwortet werden? Was kann an andere Kollegen im Haus weitergeleitet werden? Was muss zwar noch beantwortet werden, allerdings nicht so zeitnah? Wo muss ich für meine Antworten noch recherchieren? Was habe ich mir selbst auf „Wiedervorlage“ gelegt?

Nachdem ich mir also am Morgen einen Überblick verschafft habe, beginne ich meine anstehenden Aufgaben nach und nach abzuarbeiten. Da ich ja im Förderbereich tätig bin, besteht meine konkrete Arbeit viel aus Abstimmungen und Rücksprachen mit meinen Projektträgern und Ministerien, sprich Telefonanrufen, Terminen und der Frage, die über allem schwebt: Was erklären ich / wir als förderfähig im Sinne des Landesinteresses? Schließlich steckt das Land / der Bund / die EU Steuermittel in die Finanzierung von Projekten von teils öffentlichen, teils privaten Projektträgern. Die spannendsten Termine sind für mich dann allerdings immer diejenigen, wenn es an Baustellen oder zukünftigen Projekten vor Ort geht, und man gemeinsam mit dem Fördermittelempfänger das Projekt in seiner Verwirklichung sieht und manchmal über das Förderrecht mitgestalten kann.

Meine Mittagspause verbringe ich meist mit den Teamkollegen in den Büros, der Kantine, oder auch Geschäften außerhalb der Dienststelle. Zwischen halb Vier und halb Fünf verlasse ich dann in der Regel das Büro.


Was magst Du besonders an Deinem Beruf?

Antwort: Mir gefällt besonders, dass Verwaltung gerade eben nicht nur der eintönige, graue Alltag ist, den viele hinter diesen ominösen Behörden vermuten. Verwaltung ist ganz im Gegenteil viel bunter. Allein in meinen praktischen Phasen während des dualen Studiums habe ich fünf verschiedene Bereiche kennengelernt, die von Personalverwaltung, Controlling, Leistungsverwaltung im Sozialamt und der sehr juristisch geprägten Arbeit im Ordnungsamt alles umfasste. Natürlich muss man sich darüber im Klaren sein, dass, wie ich schon gerade sagte, ein Job in der Verwaltung eben meist im Büro beginnt und im Büro endet, aber die Tätigkeiten, die man dort ausüben kann, sind eben absolut bunt. Oft bekommt man ja als Bürger überhaupt nicht mit, wo Behörden überall „ihre Finger im Spiel haben“. Und sollte man nach ein paar Jahren den Wunsch verspüren, einmal andere Aufgaben wahrzunehmen, sind interne Bewerbungen auf andere Stellen nicht nur möglich, sondern auch von den Personalabteilungen gerne gesehen.

Gibt es Dinge, die Du an Deinem Beruf nicht magst? Wenn ja, welche?

Antwort: Mit der Verwaltung im öffentlichen Dienst geht sicherlich immer ein gewisses Klischee einher. Mir begegnet das häufig wenn ich Leuten erzähle, was ich beruflich mache. Da muss man eben ein paar Brücken schlagen und gegen das verkrustete Image arbeiten.

Ein weiterer Punkt, der mir insbesondere nach meinem Abschluss auffiel ist, dass man sich direkt nach seinem Abschluss den Einsatzbereich nicht unbedingt aussuchen kann. Aber gerade da der Stellenmarkt derzeit so leer ist, gibt es – wenn man sich räumlich ein wenig flexibler zeigt und bereit ist, die Behörde zu wechseln – sehr viele Möglichkeiten dem entgegenzuwirken.

Zuletzt möchte ich noch den Punkt der Innovationsfähigkeit ansprechen. Behörden können, und sollten meines Erachtens auch nicht unbedingt, nicht mit der Innovationsfähigkeit von Unternehmen konkurrieren. Das fängt mit open-space-Büros an und hört mit digitaler Verwaltungsarbeit auf. Zugegebenermaßen tut sich aber, gerade im letzten Bereich, viel in der letzten Zeit.

Wie schätzt Du die Zukunftschancen Deines Berufs ein?

Antwort: Ich denke die Chancen stehen alles andere als schlecht. Die Personalpolitik der letzten Jahre hat in vielen Jahren Behörden zu einem Personalengstand geführt, der sich in den nächsten Jahrzenten noch nicht absehbar lösen lässt. Bisher ist mir kein Bereich in der Verwaltung begegnet, der keine offenen Planstellen hat. Dabei steht uns die große Zurruhesetzungswelle noch bevor.

Würdest Du Deinen Beruf weiterempfehlen?

Antwort: In einem Wort: Absolut!

Was möchtest Du Menschen, die Deinen Beruf vielleicht anstreben, noch mit auf den Weg geben?

Antwort: Die Motivationen, um in den öffentlichen Dienst zu gehen, mögen vielfältig sein, aber eines höre ich immer wieder: Der sichere Job. Der öffentlich Dienst ist viel mehr als eben „der sichere Job“, wenn man motiviert ist, die Augen offen hält und auch bereit ist, gegen gewisse innere Widerstände zu arbeiten – „das haben wir doch immer schon so gemacht“ – ergeben sich unheimlich viele Chancen, neues Kennenzulernen und mitzugestalten. Und den sicheren Job gibt es kostenfrei dazu.

Vielen Dank für Deine Zeit und die Antworten!